Clase No. 5 Criterios de Selección de la muestra, memorándum de planeacion y Programa de Auditoria.

CRITERIOS DE SELECCION DE LA MUESTRA

los criterios de Selección de la muestra es un proceso para obtener evidencia, saber qué tipo de evidencia y los elementos que integran un universo aplicando un criterio profesional.

Existen pruebas sustantivas y pruebas a detalle.

Las pruebas sustantivas son aquellas pruebas que diseña el auditor como el objeto de conseguir evidencia referida a la información financiera auditada, estas pruebas son se catalogan como predecibles, entre ellas se pueden mencionar las nóminas en una entidad.

Las pruebas a detalle hace un tipo de aseveración, deben ser integras para proporcionar por las pruebas a los controles y los procedimientos analíticos.

Para llevar a cabo una auditoria se debe identificar cuales son las áreas críticas, con base a esto podemos determinar que procedimientos y técnicas debemos aplicar para estas áreas, y a todo lo demás según sea nuestro alcance se debe aplicar una muestra.

Como debe ser la muestra: la naturaleza y magnitud de la muestra es dependiendo a la magnitud de las operaciones.

Dependen de la frecuencia de los cambios en las prácticas administrativas.

Debido a experiencias con auditorias anteriosres.

Responsabilidad del auditor.

·  Seleccionar las muestras de las áreas o cuentas a examinar, de acuerdo a los criterios métodos y fórmulas de cálculo.

· Identificación de posibles áreas críticas, esto para establecer el tamaño de la muestra, de acuerdo con el número de  operaciones registros y documentos.

·   Definir el universo y asegurarse de que ese universo es todo.

Diseño de la muestra. Se debe estratificar, separar por segmentos.

·        El auditor debe considerar primero los objetivos específicos y lograr la combinación de procedimientos.

·        Las pruebas de cumplimiento hacen una evaluación preliminar para sabar hasta que tasa de error se puede tolerar.

Tamaño del Riesgo. se ve afectado por el nivel del riesgo de muestra, a mayor riesgo mayor deben ser las pruebas y procedimientos se deben aplicar.

El tamaño del riesgo se puede determinar mediante fórmulas o mediante criterio profesional.

El apoyo planeado por el auditor interno en los sistemas de contabilidad, presupuestos y control interno.

Error tolerable: aceptar un error tolerable en desviaciones o deficiencias se debe ampliar la muestra, si en esta se detectan irregularidades que sean importantes a criterio profesional del audotor.

Error esperado: este error es cuandor el auditor prevee encontrar desviacones en la selección de la muestra.

Nivel de confianza, a mayor confianza menor es el riesgo que se va a obtener en las pruebas de auditora.

Evaluación del riesgo inherente: este es manejado bajo el concepto que mayor es el riesgo inherente mayor es la muestra que se debe aplicar.

Evaluación del riesgo de Control: aquí se evalúan los contorles y procedimientos, la falta de controles es mayor el riesgo.

Otros procedimientos analíticos es la aplicación de las pruebas de detalle o procedimientos analíticos. 

Que es estratificación: es cuando hay un amplio rango en el valor monetario de las operaciones en el universo, puede ser útil agrupar las operaciones de tamaño similar.

TECNICAS GENERALES PARA LA MUESTRA.

Muestreo no estadístico o criterio se fundamenta en la capacidad y experiencia profesional, es subjetivo se selecciona a criterio profesional.

Métodos principales para el muestreo no estadístico:

·        Selección a juicio del auditor

·        Selección por bloques o conglomerados

·        Selección estratificando.

Método estadístico: Es la técnica para la selección de una muestra a partir de una población, dentro de sus elementos se encuentra la selección de partidas o métodos matemáticos.

Al elegir una muestra aleatoria se espera conseguir que sus propiedades sean extrapolables a la población. Este proceso permite ahorrar recursos, y a la vez obtener resultados parecidos a los que se alcanzarían si se realizase un estudio de toda la población.

Métodos principales para el muestreo estadístico:

·        Aleatorio

·        Sistemático

·        Por variable

·        O, sobre montos acumulados.

memorándum de planeación.

El memorandum de planeación comprende el desarrollo de una serie de pasos, procedimientos y estrategias que permitan lograr  los objetivos de la auditoria, asi también, Implica establecer un enfoque apropiado sobre la naturaleza, alcance, oportunidad de los procedimientos a considerar en la auditoria.

Objetivos

Objetivo general.

Garantizar la oportuna y efectiva acción de la Unidad de Control Interno en el desarrollo de las Auditorías.

Objetivos específicos.

Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad de los procedimientos internos.

RESPONSABLES

La responsabilidad por la elaboración del memorando de planificación y sus modificaciones recae en:

1. Elaboración - Supervisor y auditor

2. Modificación - Supervisor auditor

3. Revisión - Supervisor

4. Supervisión - Supervisor

5. Aprobación - Director de Auditoría Interna

FAMILIARIZACIÓN

Consiste en obtener un conocimiento general de la entidad a auditar, incluyendo sus sistemas operativos y de información, para lo cual el auditor debe recurrir a revisar entre otros las siguientes fuentes de evidencia.

Identificación de posibles áreas críticas

Como resultado de la evaluación preliminar del control interno, se deberán identificar las posibles áreas críticas que servirán de base para determinar el alcance de la auditoría y optimizar el uso de los recursos.

En el memorando se deben identificar claramente las áreas críticas identificadas en la familiarización y evaluación preliminar del control interno.

Estimación de recursos

La estimación de recursos incluye: recursos humanos, Materiales, financieros y tecnológicos, además, se debe estimar el tiempo necesario para realizar el trabajo.

ESTRUCTURA DEL MEMORANDO

El memorando de planificación tendrá la siguiente estructura básica:

1 Carátula

2 Contenido

3 Antecedentes

4 Legislación y demás normas y regulaciones aplicables

5 Audibilidad de la entidad

6 Identificación de posibles áreas críticas

7 Objetivos de la auditoría

8 Alcance

9 Criterios para la selección de la muestra

10 Informes que se presentarán

11 Cronograma de Actividades

12 Recursos humanos, financieros y materiales

PROGRAMA DE AUDITORIA.

Los programas de Auditoria son guías detalladas sobre los procedimientos y pruebas a realizar y la extensión de las mismas para cumplir con los objetivos y propósitos de la auditoria

Pasos que debes de seguir

•      Indicar la persona que va a efectuar el trabajo.

•      Fechas de inicio

•      Fechas de finalización

•      Referencias

•      Observaciones

•      Firma de quien lo realiza y de quien revisa

 CARACTERISTICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

1. - Debe ser sencillo y comprensivo.  

2. - Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que se utilizarán.

3. - El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo principal.

4. - El programa debe permitir al Auditor a examinar, analizar, investigar, obtener evidencias para luego poder dictaminar.

PROCEDIMIENTOS

Se inicia a partir de la elaboración del memorando de planificación, de acuerdo a las áreas o cuentas seleccionadas.

FLEXIBILIDAD DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA:

El programa de auditoría, debe considerarse como un instrumento flexible, es decir, que puede reajustarse de acuerdo a las situaciones y circunstancias que se presenten en el campo..

ESTRUCTURA DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

El programa de auditoría contendrá la siguiente estructura básica:

§  Encabezado

§  Identificación de la entidad

§  Identificación del documento (PROGRAMA DE AUDITORIA)

§  Tipo de auditoría

§  Área o cuenta a examinar

§  Período a examinar

§  No.: Identifica un número correlativo que se debe seguir de acuerdo al cuerpo del programa.

§  Descripción: Es básicamente el contenido del cuerpo del programa.

§  Referencia de los papeles de trabajo  P/T  Hecho por: y la fecha de realización

§  Revisado por:  y fecha: En la que efectuó la revisión.

Cuerpo del programa

Definición del área o cuenta a examinar

Objetivos específicos que se espera alcanzar

Procedimientos de auditoría

Identificación de responsables y fechas

Firma del supervisor o auditor que elaboró el programa

Firma del Director de Auditoria interna, aprobando el programa

CAMBIOS Y AJUSTES A LOS PROGRAMAS

Los programas de auditoría pueden ser modificados durante el proceso de la auditoría, por:

Por iniciativa del supervisor, con base en la revisión y el avance del programa.

Por solicitud de las máximas autoridades de la institución.

Por cambios en el personal clave de la entidad.

Por la ocurrencia de posibles eventualidades.

Por iniciativa del auditor.

Clase No.4 REDACCIÓN DE OBJETIVOS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

REDACCIÓN DE OBJETIVOS

1. DEFINICIÓN

Objetivo es el propósito o finalidad que se espera alcanzar con la práctica de los diferentes tipos de auditoría, para satisfacer diversas necesidades de información y control tanto internas como externas, sobre la información financiera, presupuestaria, los programas, procesos y operaciones que ejecutan las entidades del sector público, para lo cual es necesario definir una estrategia de trabajo que asegure alcanzar las expectativas previstas. Los objetivos varían fundamentalmente, de acuerdo al tipo de auditoría, (financiera, de gestión, ambiental, de obra pública, informática, examen especial etc.)

                                  

2. OBJETIVO

Enfocar con claridad el trabajo a realizar, lo cual fundamenta la elaboración del Memorando de Planificación Específica y los Programas de Auditoría, para que los Supervisores y Auditores desarrollen los objetivos de las auditorías programadas en el PAA, en forma técnica.

                                         

3. RESPONSABLES

                                             

3.1 El Director de Auditoría Interna

Es responsable de definir y redactar los objetivos generales y específicos bajo los cuales se debe elaborar el Plan Anual de Auditoría –PAA-, y de asegurarse que todo el personal comprenda el alcance de los mismos, para que exista relación entre estos y los objetivos específicos de cada auditoría.

3.2 Supervisores

Son responsables de apoyar a la identificación y redacción de los objetivos específicos de cada auditoría y velar porque estos concuerden con los objetivos generales definidos en el PAA.

3.3 Auditores

Son responsables de comprender los objetivos del PAA y sus alcances; lo cual les servirá de base para definir y redactar los objetivos específicos en la planificación específica de cada auditoría a realizar.

4. PROCEDIMIENTOS

                                            

4.1 Generales

La definición de los objetivos que deben orientar el trabajo de las auditorías, debe ser una sucesión de acciones que tienen como origen el conocimiento administrativo, financiero, legal, técnico y operativo de las entidades, que los auditores internos deben conocer para que los objetivos sean identificados y redactados, de tal manera que cumplan el precepto de orientar la ejecución del trabajo en forma técnica y profesional, y que los resultados de las auditorias sean de alta calidad.

Algunos aspectos administrativos, financieros, legales, técnicos y operativos que se deben conocer son:

4.1.1 El Marco Conceptual y las Normas de Auditoría Interna Gubernamental

4.1.2 El Marco Conceptual y las Normas de Control Interno

4.1.3 La Ley o Reglamento Orgánico Interno de la entidad y demás leyes, normas, reglamentos y otros aspectos legales aplicables

4.1.4 El presupuesto de ingresos y egresos de la entidad

4.1 5 Estados financieros

4.1.6 Manuales administrativos, financieros, contables, técnicos y operativos

5. Objetivos generales

Después de conocer el marco de referencia anterior, se debe contar con los insumos necesarios para ordenar los siguientes pasos que permitan definir concretamente los objetivos generales y específicos en forma técnica, para esto se recurre a plantearse las siguientes preguntas:

5.1 ¿Qué debe hacerse?

Esta pregunta hace referencia a los tipos de auditoría o evaluaciones, que en una entidad en particular, se va a practicar, por ejemplo: una auditoría financiera, operacional, examen especial, informática, de gestión, etc.

5.2 ¿Con base en qué?

Se refiere a la información básica que debe conocerse para concluir sobre la viabilidad, necesidad y oportunidad de realizar los tipos de auditoría previstos. Por ejemplo: Para realizar una auditoría de estados financieros, es posible solamente en entidades que su propia naturaleza les obliga a llevar una contabilidad completa que produzca estados financieros, como son las descentralizadas y autónomas, esto se confirma al conocer su Ley o Reglamento Orgánico, que define entre otros aspectos, la naturaleza de la entidad su régimen administrativo y financiero y otra información útil.

5.3 ¿Para qué debe hacerse?

Esta pregunta es la clave para definir los objetivos, ya que debe responder concretamente qué se pretende alcanzar con la práctica de cada auditoría, para ello es necesario hacer el análisis previo de la información que se ha obtenido, según se comentó en los procedimientos generales, lo cual permitirá visualizar en forma amplia el contexto en el que se desarrolla el proceso o la actividad que se pretende evaluar.

6. Objetivos Específicos

Los objetivos específicos se derivan de los objetivos generales, por lo tanto debe tenerse especial cuidado que los mismos orienten las actividades particulares que  deben realizarse para desarrollar en todas sus fases y alcances, el objetivo general.

                                              

Para desarrollar satisfactoriamente estos objetivos, es necesario identificar los aspectos claves que definen el objetivo general, los cuales al ser analizados individualmente darán como resultado final dicho objetivo. En relación con el ejemplo anterior los aspectos claves a desarrollar son los siguientes:

• La organización

• Las funciones

• Los controles internos

• Los procedimientos

• La eficiencia de las operaciones

• La confiabilidad de la información

Clase No.3 CRITERIOS BÁSICOS SOBRE AUDITORÍA INTERNA GUBERNAMENTAL

CRITERIOS BÁSICOS SOBRE AUDITORÍA INTERNA GUBERNAMENTAL

Definición

Auditoria interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.

De conformidad con la normativa técnica emitida por la Contraloría General de Cuentas, las Unidades de Auditoría Interna, deben basar su función en la práctica del control interno posterior, es decir, evaluando el ámbito operacional de los entes públicos, en forma ex post, por lo tanto, no deben involucrarse en la aplicación de controles previos que son responsabilidad del personal operativo, preservando con ello su imparcialidad.

   

                                    

Ubicación jerárquica: La Unidad de Auditoría Interna debe depender, dentro de la organización, del nivel jerárquico más alto, con funciones de asesoría.

Independencia: La función de la auditoría interna debe ser independiente de las funciones operativas, por lo que no debe involucrarse en actividades de control previo que restrinjan la independencia de criterio de los auditores internos, al momento de hacer sus evaluaciones, como consecuencia de haber participado en los procesos que posteriormente deben examinar.

Objetividad: Los auditores internos deben actuar en todo momento en forma objetiva, es decir, que su trabajo debe basarse en una planificación técnica y que los resultados obtenidos se fundamentan en evidencias suficientes, competentes y pertinentes, que a su vez promuevan acciones legales, técnicas y administrativas que contribuyan a mejorar la eficiencia de las operaciones evaluadas.

En los últimos años, el sector público de Guatemala, ha experimentado cambios trascendentales, principalmente en lo que respecta a la incorporación de tecnologías punta, traducidas en el uso de herramientas computacionales que han modificado las metodologías de trabajo en los diferentes niveles operativos de las entidades, con el objetivo de hacer que los diferentes procesos se ejecuten en forma ágil, oportuna y confiable.

El sistema de administración financiera gubernamental y sus diferentes procesos, regulados por el Decreto 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, han sido objeto de rediseño utilizando la herramienta informática denominada: Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) con el fin de simplificar la ejecución de las diferentes actividades, para alcanzar resultados con eficiencia, eficacia y economía, sin embargo, estos procesos de rediseño no pueden ejecutarse independientemente del fortalecimiento del control gubernamental.

                                    

La Planificación Especifica, es el desarrollo de una estrategia para la ejecución del trabajo de la Auditoría Interna Gubernamental, con el fin de asegurar que el auditor interno gubernamental cuente con un adecuado y oportuno conocimiento y comprensión de la entidad por auditar en cuanto a sus objetivos, organización, actividades, sistemas de control e información y factores económicos, sociales y legales que afectan a la entidad, lo cual permitirá evaluar el nivel de riesgo de la auditoría, así como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar de acuerdo con las Normas de Auditoría Interna Gubernamental.

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN

En este documento se resume el resultado del proceso de la familiarización y evaluación preliminar del control interno, definiendo los criterios a ser utilizados por el auditor interno gubernamental, que servirán de base para definir los antecedentes generales más importantes de la entidad a auditar, aspectos legales, normativos y reglamentarios que le son aplicables, condiciones para efectuar la auditoría, objetivos, alcance del trabajo y la estimación de recursos y tiempo necesarios.

El Memorando de Planificación, debe elaborarse de acuerdo a la siguiente estructura:

PROGRAMAS DE AUDITORÍA

objetivos establecidos en la planificación específica. El programa de auditoria, ayuda a desarrollar el trabajo con pasos específicos para alcanzar los objetivos planteados, sirve de guía en la aplicación de los procedimientos de auditoria y en la obtención de evidencia, asimismo, asegura la aplicación de los procedimientos mínimos, para alcanzar el grado requerido de calidad de la auditoria.

Para cada auditoria, deben prepararse programas específicos o a la medida, que incluyan objetivos y procedimientos aplicables a las muestras establecidas.

Los programas de auditoria deben elaborarse de acuerdo al siguiente procedimiento.

--- ESTRUCTURA

El programa de auditoria contendrá la siguiente estructura básica:

§  Encabezado

§  Identificación de la entidad

§  Índice (P/A) colocado en la esquina superior derecha

§  Identificación del documento PROGRAMA DE AUDITORIA

§  Tipo de auditoría

§  Área o cuenta a examinar

§  Período a examinar

§  No.: Identifica un número correlativo que se debe seguir de acuerdo al cuerpo del programa.

§  Descripción: Es básicamente el contenido del cuerpo del programa.

§  Ref. P/T Sirve para hacer referencia a los papeles de trabajo en donde se encuentra el trabajo efectuado, según el procedimiento indicado en el programa.

§  Hecho por: Conforme el auditor interno va concluyendo cada prueba de acuerdo a los procedimientos indicados en el programa, debe firmar en este espacio.

§  Fecha: El auditor interno debe anotar la fecha en que ha concluido la prueba, simultáneamente después de haber firmado de hecho por.

§  Revisado por: El Supervisor debe firmar como evidencia de revisado cada paso del programa.

§  Fecha: El Supervisor debe anotar la fecha en que efectuó la revisión.

v  Cuerpo del programa

§  Definición del área o cuenta a examinar

§  Objetivos específicos que se espera alcanzar

§  Procedimientos de auditoría

§  Identificación de responsables y fechas

§  Firma del supervisor o auditor que elaboró el programa

§  Firma del Director de Auditoria interna, aprobando el programa

v  CAMBIOS Y AJUSTES A LOS PROGRAMAS

§  Los programas de auditoría pueden ser modificados durante el proceso de la auditoría,  atendiendo a las siguientes causas:

§  Por iniciativa del supervisor, con base en la revisión y el avance del programa.

§  Por solicitud de las máximas autoridades de la institución.

§  Por cambios en el personal clave de la entidad.

§  Por la ocurrencia de posibles eventualidades.

§  Por iniciativa del auditor.

§  La necesidad de estos cambios debe de documentarse, justificarse y someterlos a conocimiento y aprobación del supervisor y Director de Auditoría Interna.